Yhdistystoiminta

Vihreässä kentässä on tärkeää pitää mielessä, että Vihreän liiton muodostaa puolueen jäseneksi hyväksyttyjen yhdistysten verkosto, joka virallisesti edustaa puoluetta. Vihreille yhdistyksille, kuten kaikkien poliittisten puolueiden alayhdistyksille, on kuitenkin tyypillistä, että niillä hyvin laaja luottamushenkilöiden verkosto. Jokainen Vihreä luottamushenkilö edustaa puoluetta ulkopuolisten silmissä olipa sitoutunut tai ei; siksi on tärkeää, että luottamushenkilöiden ja yhdistyksen välillä on jatkuva vuoropuhelu vaikka molemmat välillä elävätkin omaa elämäänsä. Vihreillä toimintatavoilla jokainen jäsen pääsee vaikuttaa yhdistyksen toimintaan ja siksi virallinen päätöksen teko rakentuu Vihreiden yhdistysten ympärille.

Yhdistystoimintaa säätelevät ensisijaisesti yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt, mutta toimintaa ohjaavia normeja on myös esimerkiksi kirjanpito-, tilintarkastus- ja henkilötietolaissa. Millään yhdistyksen päätöksellä ei voida poiketa lain tai yhdistyksen sääntöjen määräyksistä. Jokaisen yhdistyksen toimintaan osallistuvan oletetaan tuntevan yhdistyksen säännöt ja siksi ne on aina pidettävä esillä yhdistyksen kotisivuilla ja toimitettava pyydettäessä.

Päätösvalta kuuluu yhdistyksessä jäsenille jokta käyttävät valtaansa yhdistyksen kokouksissa. Jäsenet ilmaisevat tahtonsa yhdistyksen toiminnan suunnasta, muodoista ja laajuudesta erityisesti sääntöjen, ohjesääntöjen, strategioiden, toimintasuunnitelmien ja talousarvioiden kautta. Jäsenet valvovat tahtonsa toteuttamista tilinpäätöksen, siihen sisältyvän toimintakertomuksen sekä tilinpäätöksen jälkeen toteutettavan tilintarkastuksen kautta. Yhdistyksen tilintarkastajat ovat paitsi toiminnan lainmukaisuuden, myös jäsenten edun valvojia. Yhdistyksen hallitus ei voi poiketa yhdistyksen kokouksen päätöksestä ja, toisaalta, se on oikeutettu toimimaan rauhassa yhdistyksen kokouksen ilmaiseman tahdonmukaisesti.

Yhdistyksen hallitus vastaa toiminnan järjestämisestä, mutta ei järjestä kaikkea toimintaa yksin. Hallituksen ja toimintaa järjestävien aktiivisten jäsenten välillä tulee olla luottamus, jotta vastuuta voidaan jakaa. Jokaisen toimintaan osallistuvan tulee kunnioittaa toiminnasta vastuunkantavien tahtoa siitä, miten asiat tehdään, vaikka asiasta olisi erimielisyyttä. Erimielisyydet kuuluvat yhdistystoimintaan ja aivan erityisesti politiikkaan; myös oppositiotoiminta on yhdistyksissä sallittua.

Kullakin Vihreällä yhdistyksellä on sääntöihin kirjoitettu, yhdistystä perustettaessa asetettu, tarkoitus. Yhdistys on olemassa tarkoituksensa vuoksi. Tuota tarkoitusta ei ole yleensä syytä muuttaa vaan pitää se kirkkaana johtotähtenä mielessä kaikkea toimintaa suunniteltaessa ja järjestettäessä. Kaikkien muiden yhdistyksen toimintaa ohjaavien asiakirjojen tulee perustua yhdistyksen tarkoituksen toteuttamiselle. Tarkoitusta on kuitenkin syytä tulkita laveasti.

Yhdistyksen toimintaa on tarkoituksenmukaista suunnitella vuoden sykleissä, tilikausittain, mikä tarkoittaa yleensä kalenterivuotta. Joillekin yhdistyksille esimerkiksi oppilaitosten lukuvuosisykli voi kuitenkin olla luontaisempi kuin kalenterivuosijako. Tällainen vuosisuunnittelu on yleensä sääntömääräistä, mutta sellaisenaan riittämätöntä ohjaamaan yhdistystä pitemmällä tähtäimellä. Yhdistyksen toimintaa olisikin hyvä suunnitelma myös pitemmällä, 3-5 vuoden, tähtäimellä ja kehittää jonkinlainen visio siitä, millainen yhdistys on 10 vuoden päästä. Vihreille yhdistyksille luontaisia toiminnan keskipitkänaikavälinsuunnittelusyklejä ovat vaalivuoteen päättyvät nelivuotiskaudet (eduskuntavaalit, kuntavaalit, edustajistovaalit).

Vuosisuunnittelun tulee olla yhtä aikaa yleistä ja yksityiskohtaista. Liian yksityiskohtainen toimintasuunnitelma ja talousarvio rajoittaa hallituksen toimintavapauksia tarpeettomasti ja syö motivaatiota järjestää toimintaa; se myös tarvitsee usein tarkastamista kesken vuoden. Liian yleinen toimintasuunnitelma ja talousarvio taas antavat hallitukselle vapauden tehdä ihan mitä tahansa, eivätkä ne silloin toteuta jäsenten oikeutta ohjata yhdistyksen toimintaa. Suunnittelussa on pyrittävä huomioimaan edellisten vuosien kehitys, mutta myös tarttumaan tulevan vuoden haasteisiin.

Vihreät yhdistykset eivät ole pelkkiä vaaliorganisaatioita vaan ensisijaisesti foorumi vihreästi ajattelevien ihmisten vuoropuhelulle ja yhdessä tekemiselle. Yhdistysten toiminta on avointa kaikille kiinnostuneille ja, vaikka hallituksen tehtävänä on huolehtia jäsenmäärän myönteisestä kehittymisestä, jäsenmaksun maksaminen ei saa olla kynnys toimintaan osallistumiselle. Toimintaan tulevien vihreyden sävyjä tai motiiveja ei myöskään kyseenalaisteta, koska kenelläkään ei ole ”oikean vihreyden” mittatikkua. Vihreiden periaate- ja poliittinen ohjelma ovat erinomaisia asiakirjoja tarjota tuoreelle, orastavalle vihreälle tutustuttaviksi, sillä ne avaavat juuri vihreän lukemattomia sävyjä.

Jokaisen taidoille ja luovuudelle on käyttöä. Vihreät tarjoaa mahdollisuuksia osallistua toimintaa paikallisella, kunnallisella, maakunnallisella, alueellisella, valtakunnallisella, eurooppalaisella ja kansainvälisellä tasolla sekä lukuisissa rinnakkaisissa osaliikkeissä. Jokainen kiinnostunut voi löytää vihreissä omaa kiinnostustaan vastaavan toimintakentän ja toimintamallin. Jollei sellaista löydy, sellaisen luomiseen rohkaistaan. Toimintaideat viriävät usein ns. luonnollisissa ryhmissä samanhenkisten toimijoiden löytäessä toisensa. Näin toiminnassa on enemmän piirteitä kansalaisjärjestöjen ruohonjuuritason toiminnasta kuin keskitetysti puolueorganisaation taholta ohjatusta toiminnasta. Eri toimijoilla on erilaisia käsityksiä eri toimintamuotojen kiinnostavuudesta tai tärkeydestä. On toivottavaakin, että se ilmenee niissä valinnoissa, mihin kukin toimija vihreässä kentässä keskittyy. Sama valinnan vapaus on kaikilla ja toisten erilaiset preferenssit on nähtävä rikkautena eikä toiminnan yhtenäistäminen minkään yksittäisen näkemyksen mukaisesti ole tavoiteltavaa.

Terveessä yhdistyksessä hallituksen ulkopuolella on runsas joukko vapaaehtoistyötä tekeviä aktiivisia jäseniä, jotka ovat toiminnassa mukana edistääkseen yhdistyksen tarkoitusta. Tässä joukossa on eri mittaisia aikoja mukana olleita, toiset “jäädyttelemässä”, toiset oppimassa uutta. Tämä “farmi” on yhdistyksen arvokkain voimavara ja hallituksen erityinen velvollisuus on pitää siitä hyvää huolta. Vihreiden toimijoiden tulee pyrkiä aktiivisesti tekemään yhteisöstään helposti lähestyttävä ottamalla innokkaasti mukaan uusia tulokkaita, kannustamalla toimintaan ja tarjoamalla positiivisia oppimiskokemuksia ja elämyksiä. Varsinaisen toiminnan ulkopuolella muuna vapaa-aikana tapahtuva kanssakäyminen vahvistaa toimijoiden yhteistyötä. Päinvastaista epätervettä noidankehää torjumaan Vihreissä on käytössä rotaatioperiaate. Rotaatioperiaatteen mukaan henkilö voi yhtäjaksoisesti hoitaa samaa tehtävää enintään kaksi peräkkäistä kautta. Tämän jälkeen hänen tulee pidättäytyä asettumasta ehdolle samaan tehtävään eikä häntä tule siihen valita. Keinottelu rotaatioperiaatteen kiertämiseksi on sen tarkoituksen vastaista.

Yhdistyksen toiminta perustuu avoimuuteen ja hyvä hallinto läpinäkyvyyteen – molemmat ovat vihreille erittäin tärkeitä. Vihreiden yhdistysten hallituksen kokoukset ovat jäsenistölle avoimia ja päätökset julkisia. Niistä tiedotetaan kunkin yhdistyksen tarkoitukseen valitsemien viestintäkanavien kautta. Hallituksella kollektiivina ja yksittäisinä jäseninä on, itse valitsemissaan kokoonpanoissa, oikeus ja velvollisuus tehdä itsenäistä valmistelutyötä, joka voi olla varsin laajaa, monimuotoista ja pitkäkestoistakin. Kaikista tämän valmistelun osavaiheista ei ole tarkoituksenmukaista viestiä jatkuvasti jäsenistölle. Lähtökohtana on avoimuus ja toiminnasta viestiminen rakennetaan kiinteäksi osaksi toimintaa. Jäsenten voidaan myös odottaa itse näkevän vähäistä vaivaa tiedon etsimiseksi. Viestinnän on oltava oikea-aikaista niin, että jäsenistöllä on mahdollisuus vaikuttaa tärkeisiin päätöksiin jo valmisteluvaiheessa. Vastuun päätöksistä kantaa aina yhdistyksen hallitus.

Vihreiden yhdistysten säännöissä on hyvin vähän määräyksiä koskien yhdistyksen hallituksen toimintaa. Tästä syystä on korostuneen tärkeää, että hallitus sopii kautensa alussa keskenään toimintatavoista ja tarkastaa tätä päätöstä tarpeen vaatiessa. Keskeisiä menettelytapa-asioita ovat:

  • kokousten koollekutsuminen ja agendalle tulevat asiat
  • kirjanpidon järjestäminen ja taloushallintoon liittyvät tarkastus-, hyväksyntä-, seuranta- ja sisäisen valvonnan asiat
  • asiakirjojen arkistoinnin järjestäminen
  • jäsenluetteloon ylläpitäminen
  • hallituksen jäsenten keskinäinen työnjako

Sopimattomat asiat ovat kitkan, hiertymien ja riitojen lähde. Jo hallitusta koottaessa tulee rekrytoitaville antaa toiminnasta oikea ja riittävä kuva niin ajankäytön, vastuiden kuin voimavarojenkin suhteen. Ei ole tarkoituksenmukaista pyrkiä aina mahdollisimman laajaan hallitukseen vaan hallitukseen joka toimii hyvin yhdessä, pystyy toteuttamaan toimintasuunnitelman ja reagoimaan eteen tuleviin uusiin asioihin ketterästi.

Yhdistyslaki mahdollistaa päätöksenteon hallituksessa myös etäkokous ja -osallistumismenettelyillä kuten puhelin-, sähköposti- ja verkkokokouksina. Tällaiset kokousmenetelyt soveltuvat huonosti laajojen pohdittavien tai hyvin ristiriitaisten asioiden käsittelyyn ja on parempi pyrkiä järjestämään päätöksenteko tällaisissa asioissa perinteisenä kokouksena. Etäkokouksia ja -osallistumista koskevat samat määräykset kuin perinteisiäkin kokouksia. Lisäksi on erikseen varmistuttava siitä, että hallituksen jäsenillä on riittävät välineet ja taidot käyttää valtaansa ja kantaa vastuutaan myös etämenettelyillä. Puheenjohtajan vastuu hallituksen jäsenten tasapuolisesta kohtelusta korostuu mikäli joku hallituksen jäsenistä etäosallistuu kokoukseen. Kokousvälinettä valittaessa on asetettava etusijalle ratkaisut, jotka on nimenomaan tarkoitettu kokouskäyttöön. Etäkokousta ei pidä järjestää epäluotettavin tai epätarkoituksenmukaisin välinein. Yhdistyksen kokouksia ei nyt voimassa olevan lainsäädännön mukaan järjestää etäkokouksina eikä niihin voi etäosallistua.

Yhdistyksen toimiessa työnantajana niin tilapäisessä kuin jatkuvassakin työsuhteessa on sen huolehdittava paitsi lakisääteisistä velvoitteista myös muista hyvistä työsuhteisiin liittyvistä käytännöistä. Työnantajan velvoitteista vastaa yhdistyksen hallitus. Sen on määriteltävä työntekijän työnkuva, vastuut, toimivalta, raportointivelvollisuus, työaika ym. tärkeät asiat jo hyvissä ajoin ennen työntekijän rekrytoimista. Työsuhteenehtoja ei voida yksipuolisesti muuttaa työsuhteen aikana. Työntekijälle tulee aina osoittaa lähiesimies, työtila ja työterveyshuolto. Työntekijä on vakuutettava niin työtapaturmien, työttömyyden, sairauden kuin eläköitymisenkin varalta. Työntekijän ottaminen monimutkaistaa yhdistyksen taloushallintoa merkittävästi ja edellyttää sen asianmukaista hoitamista. Työnantajuus on jo yksinään riittävä peruste siirtyä käyttämään ammattikirjanpitäjää ja hyväksyttyä tilintarkastajaa. Työntekijän työpanos on nähtävä yhdistyksen muuta toimintaa täydentävänä, eikä kaikkea työtä voi sälyttää työntekijöille, vain siksi koska hän saa palkkaa. Yhdistyksen toimintakentässä ja jopa esim. yksittäisten vaalien tai muun projektin hoitamisessa on jatkuvasti loputtomalta näyttävä tekemättömien töiden sarka, jonka täydelliseen hoitamiseen edes palkatun työntekijän työpanos ei välttämättä riitä. Työntekijä voi altistua jatkuvalle riittämättömyyden tunteelle ja ylikuormitukselle, jonka ennaltaehkäisemiseksi töiden rajaaminen on tärkeää. Työsuojelu on sekin hallituksen vastuulla. Työsuhteen onnistumisen edellytyksenä on yhdistyksen ja työntekijän yhteinen ymmärrys työn tekemisen tavoitteista ja tavoitteiden saavuttamisen yhteinen arviointi väliajoin. Yhdistyksen hallituksen on tuettava työntekijää ja annettava tunnustusta tehdystä työstä. Myös luottamuksen tulee olla molemminpuolista, mutta työntekijän irtisanomiseksi luottamuspulan täytyy olla painavasta syystä todistettavasti aiheellista.