Viestintä

Tässä ohjeessa ei anneta teknisiä ohjeita tai määritellä viestinnän strategioita vaan annetaan ohjeita hyvästä viestintätavasta erityisesti sisäisiä viestintäkanaviamme koskien. Vihreän viestinnän pääperiaatteena on, että asiasta viestii aina sen parhaiten tunteva henkilö. Tämän mahdollistamiseksi vihreissä yhdistyksissä tulee nimetä viestintävastaava, jonka tehtävänä on ylläpitää ja kehittää yhdistyksen viestintäkanavia ja opastaa muita niiden käytössä. Tavoitteena on tehokas viestintä joka on tarkoituksenmukaista ja kunnioittaa vastaanottajan oikeuksia. Olennaista on, että viestintäkanavat rakennetaan niin, että vastaanottajalla on mahdollisuus valikoida mistä asioista ja miten hän vastaanottaa viestejä. Tämä tarkoittaa mm. sitä, että yksisuuntainen tiedotus- ja kaksisuuntainen keskusteluviestintä erotetaan omille erillisille kanavilleen. Jokaisen viestintäkanavia käyttävän oletetaan tietävän niiden tarkoituksen ja sitoutuvan sovittuihin näihin sääntöihin. Vihreiden yhdistysten on järjestettävä vuosittain koulutusta viestintäkanaviensa käytöstä; koulutuksella turvataan, että kaikki osaavat käyttää viestintäkanavia ja tuntevat sovitut käyttöperiaatteet.

Erityisesti sähköiseen viestintään liittyy harha, että se on ilmaista ja rajatonta. Tämä on johtanut tilanteeseen, että yhä useammat viestien vastaanottajat kokevat mahdottomaksi selvitä viestitulvasta ja ei-toivottuun viestintään suhtaudutaan hyvin vihamielisesti. Pääperiaattena onkin pidettävä, että mitä laajemmalle joukolle viestit välittyvät ja mitä yksityisemmälle alueelle ne vastaanottajalla saapuvat, sitä matalampaan viestitaajuuteen pyritään. Yksityiselle alueelle tulevia viestikanavia, kuten tekstiviestejä tai sähköpostia, ei pidä käyttää keskusteluun lainkaan ja markkinoinnissa niitä voidaan käyttää vain oman piirin tai yhdistyksen tapahtumien markkinointiin. Verkosta aktiivisesti haettavissa viestikanavissa kuten kotisivuilla ja keskustelufoorumeilla voidaan jakaa tietoa laveammin.

Viestintäkanavat on rakennettava niin, että lähettäjä voi valita yhden ja vain yhden kanavan per väline viestilleen. Viestintäkanavat on rakennettava niin, että ne kattavat sisäkkäiset joukot vastaanottajia ja milloin on tarpeellista käyttää useampia kanavia samassa välineessä se tehdään eri henkilöiden toimesta aina välissä tarve arvioiden. Tämä tarkoittaa, että samaa viestiä ei ole tarpeen, eikä luvallista, lähettää useammalle sähköpostilistalle tai keskustelupalstalle yhtä aikaa.

Tärkeäksi nousee viestintä viestinnästä eli tieto siitä, mitä viestintäkanavia vihreät yhdistykset käyttävät ja mikä kunkin viestintäkanavan tarkoitus, sisältö ja kohderyhmä on. Onnistunut viestintä viestintäkanavien tarkoituksesta turvaa parhaiten sen, että jokainen vastaanottaja löytää oikealle kanavalle ja tyytymättömyys pysyy minimissään. Vihreät ei käytä ns. opt-out-menettelyä, jossa henkilö liitetään viestintäkanavan vastaanottajiin ilman omaa nimenomaista tahdonilmaisua liittyä.

Kunkin vihreän yhdistyksen tulee määritellä käyttämänsä viestintäkanavat tarkoituksen ja kohderyhmän mukaan. Jokaiselle viestintäkanavalle on määriteltävä vastuuhenkilö, joka ohjaa sen käyttöä ja järjestää kanavan ylläpidon. Jokaisen viestintäkanavalle määritellään viestien avoimuuden/luottamuksellisuuden perustaso, josta voidaan viestikohtaisesti erikseen ilmoittaen poiketa. Tästä lähettäjän erikseen tai viestintäkanavan valinnalla ilmaisemasta viestin halutusta kohderyhmästä ja luottamuksellisuudesta ei saa poiketa ilman erikseen tapauskohtaisesti pyydettyä lupaa.

Keskustelupalstoillamme haluamme vaalia korkeatasoista keskustelukulttuuria, johon kuuluu parhaan argumentin periaate ja toisten kunnioittaminen. Ole rohkea osallistumaan ja tekemään keskustelun avauksia silloin, kun katsot sen aiheelliseksi ja yleisesti kiinnostavaksi. Älä kuitenkaan kommentoi kaikkia keskusteluja vain osallistuaksesi. Puolusta rohkeasti omia näkemyksiäsi, jos sinulla on niille hyviä perusteita. Älä kuitenkaan ota itseesi jos saat paluupostissa annoksen vielä pätevämpiä argumentteja. Ole valmis kyseenalaistamaan myös omaa ajatteluasi. Erimielisyydet asiakysymyksissä eivät ole tarkoitettu loukkauksiksi, joten tunnepitoinen reagointi niihin on tarpeetonta. Esitä perustelut niin, että ne voi varmistaa luotettavasta lähteestä. Mieluummin kuin lainata pitkiä otteita lähteistä viesteihin tai liittää (sähköposti-)viesteihin tiedostoja, lähteisiin on syytä viitata verkossa aina kun mahdollista.

Henkilökohtaisuuksiin ei saa mennä tiukoissakaan kiistoissa. Toisten näkemysten vähättely tai kaikkitietävänä esiintyminen ei myöskään kuulu keskinäiseen viestintäämme. Pyri ymmärtämään myös toisten ajatuksia ja ole joustava. Ole viestiä kirjoittaessasi kohtelias samalla tavoin kuin olet muussakin viestinnässäsi. Kirjoita sähköisiin viestintäkanaviin vain sellaista mitä olisit valmis sanomaan henkilölle myös kasvotusten. Älä koskaan kirjoita ruokottomuuksia. Käytä harkintaa esim. vitsien lähettämisessä henkilöille, joita et tunne henkilökohtaisesti; mikä on yhdelle mainio vitsi, on toiselle verinen loukkaus. Älä suolla kiukkuasi tai muita tunteenpurkauksiasi viestintäkanaville. Varmista sen sijaan, että kielteisille tuntemuksillesi on todella aihetta, ettet ole vain ymmärtänyt jotain väärin. Jos olet aiheesta kiukkuinen, kerro syy siihen asiallisesti. Kysy kun on tarvetta, tyhmiä kysymyksiä ei ole. Kun esität asiaa tee se lyhyesti ja selkeästi. Kiitä ja pyydä anteeksi reilusti, kun siihen on aihetta.

Jos tämän netiketin vastainen viestintä häiritsee sinua, voit huomauttaa siitä suoraan etiketin rikkojalle henkilökohtaisesti. Harkitse silti ensin onko kyse kovin isosta asiasta, vai voitko ohittaa ärtymyksesi. Jos sinua kohtaan kohdistuu toistuvasti epäkohteliasta, loukkaavaa, holhoavaa tai muulla tavoin ikävää viestintää (sähköpostitse tai muutoin), et  kuitenkaan saa jäädä yksin, vaan sinun velvollisuutesi on kertoa asiasta, jotta siihen voidaan puuttua. Kerro asiasta viestintäkanavasta vastaavalle henkilölle tai ota yhteyttä yhdistyksen tai luottamushenkilöryhmän puheenjohtajaan. Tavoitteena on, että keskinäinen viestintämme on kaikkia siihen osallistuvia rakentavaa ja voittopuolisesti myönteistä. Huomautuksista piittaamatta toistuvasti näitä ohjeita rikkova jäsen voidaan sulkea pois yhdistysten viestintäkanavilta.