Yhteistoimintaohje: Luottamushenkilöt

Yhteiskokous

Yhteiskokouksen kokoonpano:

  • vaalikauden aikana yhteiskokouksen muodostavat varsinaiset ja varavaltuutetut (“valtuustoryhmä”) sekä Kuopion Vihreät ry:n (“yhdistys”) hallituksen jäsenet
  • kampanjakauden alusta (6 kk ennen vaalipäivää) siihen saakka kunnes valtuuston järjestäytymiskokoukseen menevä esitys Vihreiden edustajista Kuopion kaupunkikonsernin luottamustehtäviin on tehty, yhteiskokouksen muodostavat yhdistyksen nimeämät kuntavaaliehdokkaat ja yhdistyksen hallituksen jäsenet
  • poikkeuksena kuitenkin jäljellä olevalle kaudelle luottamushenkilöiden täydentäminen jonka hoitaa vaalikauden aikainen yhteiskokouskokoonpano
  • Yhteiskokouksen voivat kutsua koolle yhdistyksen ja valtuustoryhmän puheenjohtajat kumpikin erikseen ja heidän estyneenä ollessaan varapuheenjohtajat.

Kokouskutsu, järjestäytyminen ja pöytäkirja

  • yhteiskokous on kutsuttava koolle neljä (4) päivää ennen kokousta yhdistyksen hallituksen ja luottamushenkilöryhmän viestikanavia käyttäen
  • tieto kokouksesta ja käsiteltävistä asioista on toimitettava myös muille luottamushenkilöille ja yhdistyksen jäsenille
  • kokouskutsussa on ilmoitettava käsiteltävät asiat
  • kokous valitsee puheenjohtajan kokoonkutsujien joukosta ja valitsee sihteerin.
  • ennen valtuustoryhmän järjestäytymistä puhetta johtaa yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.
  • yhteiskokouksesta on laadittava pöytäkirja jonka puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoituksellaan varmentavat
  • yhdistys vastaa yhteiskokousten asiakirjojen arkistoinnista

Luottamuspaikkaneuvotteluihin valmistautuminen

  • vaalien jälkeisiin luottamuspaikkaneuvotteluihin neuvottelijat valitsee ja evästää yhteiskokous
  • ennen ensimmäistä yhteiskokousta yhdistyksen puheenjohtaja tai vaalivastaava kartoittavat ehdokkaiden toiveet luottamuspaikoista; neuvottelijoiden evästys tehdään näiden toiveiden perusteella
  • neuvottelijoita valitaan kolme (3) mutta neuvotteluja voidaan käydä tarvittaessa vain kahden (2) neuvottelijan kokoonpanossakin
  • neuvottelijoiden tärkein valintakriteeri on yhteiskokouksen luottamus
  • neuvottelijoiden valinnassa on huomioitava eturistiriidat
  • neuvottelijoiden valtakirjan allekirjoittavat yhdistyksen nimenkirjoittajat kuten säännöissä määrätään

Esitys luottamuspaikkojen jakamisesta

  • neuvottelijat laativat esityksen luottamuspaikkojen jakamisesta yhteiskokoukselle (“paikkajakoesitys”), esitys sisältää taustamuistion pisteytyksestä
  • paikkajakoesityksessä on huomioitava neuvottelutuloksen lisäksi esteellisyyskysymykset ja rajoittavat kelpoisuusehdot (“pakottavat ehdot”)
  • esityksen perusteena käytetään ehdokkaiden toiveita ja laskennallista mallia jossa huomioidaan tekijöinä:
    1. soveltuvuus tehtävään (kokemus, asiantuntemus, taidot, ajankäyttö) (0, 1, 2, 3 tai 4)
    2. aktiivisuus kuntavaalien yhteiskampanjassa (0, 1 tai 2)
    3. ehdokkaan saama äänimäärä (0-7, suora suhteutus, 1 desimaali)
    4. ehdokkaan aiempi luottamustehtävien hoito (ml valtuustoryhmätyöskentely) (0, 1 tai 2)
  • kohta a on paikkasidonnainen, kohdat b, c ja d ehdokaskohtaisia
    • ehdokkaan pisteet kohdissa b-d ovat siis samat kaikkiin paikkoihin, a voi vaihdella paikasta toiseen
  • esitystä laadittaessa on pyrittävä vallan jakamiseen niin että yhdelle henkilölle kertyy mahdollisimman vähän luottamustehtäviä
  • esitystä laadittaessa on noudatettava rotaatioperiaatetta: sama henkilö voidaan valita samaan tehtävään enintään kahdeksi kokonaiseksi vaalikaudeksi
    • samaksi tehtäväksi ei katsota siirtymistä varajäsenestä varsinaiseksi jäseneksi tai jäsenen paikalta puheenjohtajaksi
      • henkilön toimikausi toimielimessä ei kuitenkaan saa koskaan ylittää 12 vuotta
    • periaatteesta voidaan poiketa ellei paikkajakoa muutoin saada tehtyä pakottavien ehtojen puitteissa
  • yhteiskokoukselle on esitettävä koko esityksen taustalla oleva pisteytys paikkajakoesityksestä erillisenä taustamuistiona

Paikkajakoesityksen käsittely yhteiskokouksessa

  • paikkajakoesitys käsitellään yhteiskokouksessa yksityiskohtaisesti merkittävimmästä paikasta alkaen
  • mahdolliset erimielisyydet taustamuistion pisteytyksestä (kohdat b-d) käsitellään ennen paikkajakoesityksen käsittelyä erillisenä asiana
  • paikkajakoesitystä käsiteltäessä voidaan keskustella enää kohdan a pisteytyksestä
  • yhteiskokouksen päätökseen vaikuttaa esityksen ja laskentamallin lisäksi kokouksen luottamus ehdokkaaseen
  • kaikki äänestykset paikkajaosta käydään yhteiskokouksessa salaisena kahden kierroksen enemmistövaalina suljetuin lipuin
    • milloin toimielimeen valitaan useampi kuin yksi henkilö (ml varajäsenet) äänestykset käydään kaikki toimielimen paikat täyttävien esitysten, ei yksittäisten henkilöiden välillä (listavaali)

Luottamushenkilöryhmä

  • valtuuston ja kaupunginhallituksen päätökset toimielinten kokoonpanosta muodostavat luottamushenkilöryhmän, johon kuuluvat valtuutettujen ja varavaltuutettujen lisäksi myös muut
  • vihreät luottamushenkilöt kaupunkikonsernin toimielimissä
  • luottamushenkilöryhmän jäsenet ovat yhdenvertaisia riippumatta siitä kuuluvatko he valtuustoryhmään
  • valtuustoryhmän ja yhteiskokouksista ilmoitettaessa on valittava viestikanava joka tavoittaa myös muut luottamushenkilöryhmän jäsenet

Luottamuspaikkojen täydentäminen

Vaalikauden aikana valtuuston ja kaupunginhallituksen täyttämien paikkojen käsittelyssä on huomioitava nopeampi aikataulu.

  • paikoista on ilmoitettava luottamushenkilöryhmälle heti kun tieto niiden avautumisesta saadaan
  • yhteiskokouskutsussa on mainittava täytettävät paikat ja ilmoittautuneet ehdokkaat kuhunkin paikkaan
  • paikkoja täytettäessä on huomioitava luottamuspaikkojen kokonaiskuva ja täydennysten vaikutus siihen
  • esityksen tekevät valtuustoryhmän ja yhdistyksen puheenjohtaja yhdessä, laskentamallia ei käytetä mutta sovelletaan samoja periaatteita
  • kun aika ei riitä yhteiskokouksen koollekutsumiseen voidaan yksittäinen paikka täyttää valtuustoryhmän puheenjohtajan, kaupunginhallituksen jäsenen/-ten ja yhdistyksen puheenjohtajan päätöksellä
    • mahdollisuuksien mukaan tarjottava mahdollisuus ilmaista kiinnostuksensa paikkaa kohtaan koko luottamushenkilöryhmälle

Valtuustoryhmän järjestäytyminen

  • valtuustoryhmä järjestäytyy toimikautensa alussa valitsemalla itselleen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan varsinaisista valtuutetuista
  • valtuustoryhmä voi valita itselleen sihteerin ryhmän sisältä tai kutsua sihteerin ryhmän ulkopuolelta
  • valtuustoryhmä päättää järjestäytyessään myös kokoonkutsumistavasta ja säännönmukaisesta kokousaikataulusta
    • näissä päätöksissä on huomioitava yhdistyksen jäsenten, hallituksen ja muiden luottamushenkilöiden oikeus saada tieto kokouksista ja osallistua niihin
  • valtuustoryhmä voi järjestäytyessään sopia myös muista toimintatavoista jolloin niistä tulee ryhmää sitovia
    järjestäytyminen ja toimintatavat arvioidaan uudelleen kalenterivuoden tai syyskauden ensimmäisessä kokouksessa (1 – 1,5 v välein)

Luottamushenkilöryhmän koulutus ja virkistys

  • yhdistyksen on varattava määräraha luottamushenkilöryhmän perehdyttämiseen vaalikauden alussa ja koulutus&virkistystoimintaan vuosittain
  • yhdistys järjestää luottamushenkilöryhmälle perehdyttävää koulutusta ja ryhmäytymistä tukevaa toimintaa vaalikauden alussa suunnitelmallisesti ryhmää kuultuaan
  • valtuustoryhmän ja yhdistyksen hallituksen yhteistoimintaa on pidettävä yllä yhteistapaamisin vuosittain
  • luottamushenkilöryhmän jäsenillä on velvollisuus ylläpitää ja kehittää osaamistaan osallistumalla koulutukseen

Luottamushenkilöiden viestintä

  • valtuustoryhmän kokoukset ovat avoimia yhdistyksen, yhdistyksen hallituksen ja luottamushenkilöryhmän jäsenille
  • käsiteltävän asian sitä vaatiessa valtuustoryhmä voi käsitellä asian suljetuin ovin, päätös on perusteltava
  • Kuopion kaupunkikonsernin toimielimessä käsitellyn olennaisen asian tullessa valtuustoon tai kaupunginhallitukseen asianomaisen luottamushenkilön on tarvittaessa oltava paikalla valtuustoryhmän kokouksessa; poissaollessaan hänen on etukäteen varmistettava valtuustoryhmälle mahdollisuus esittää kysymyksiä ja saada vastauksia asiasta
  • valtuustoryhmän kokouksista laaditaan muistiot jotka toimitetaan tiedoksi luottamushenkilöryhmälle
  • yhdistys vastaa valtuustoryhmän muistioiden arkistoinnista
  • merkittävän asian tullessa käsittelyyn Kuopion kaupunkikonsernin toimielimessä asianomaisen luottamushenkilön on ilmoitettava siitä etukäteen valtuustoryhmälle

Kaupunginhallituksen edustajan/-ien evästäminen

  • valtuustoryhmä sopii myös menettelytavoista kaupunginhallituksen edustajan/-ien evästämisessä osana järjestäytymistä ja toimintatapojensa arvioimista

Ei ryhmäkuria

  • Vihreä valtuustoryhmä tekee ryhmäpäätöksiä vain konsensuksen vallitessa, valtuustoryhmässä ei ole ryhmäkuria tai enemmistövaltaa.
  • Vastinparina tälle omantunnon vapaudelle on vaatimus osallistumisesta keskusteluun, argumentointi ja avoimuus; erityisesti muun ryhmän kannasta eriävä mielipide ja tuleva äänestyskäyttäytyminen on ilmaistava selvästi etukäteen valtuustoryhmälle

 

Yhteistoimintaohje on hyväksytty yhteiskokouksessa 23.3.2017 ja tulee voimaan kuntavaalien 2017 paikkajaossa.